L’amministratore condominiale ha il compito di curare il registro dell’anagrafe condominiale, nel quale devono essere riportate le generalità dei proprietari, dei titolari di diritti reali o personali di godimento, i dati catastali delle unità immobiliari e le informazioni relative alle condizioni di sicurezza dell’edificio. Tra i dati che possono essere inseriti nel registro rientrano anche quelli degli inquilini, purché siano comunicati dal proprietario dell’immobile. L’amministratore, dunque, non dispone di un autonomo potere di acquisizione di tali informazioni. La conoscenza dell’effettivo occupante dell’unità immobiliare risponde, infatti, a finalità concrete e legittime: consente di gestire comunicazioni urgenti, programmare interventi nelle parti comuni, affrontare situazioni di emergenza come infiltrazioni o danni agli impianti, garantire il rispetto del regolamento condominiale e mantenere aggiornati i registri previsti dalla legge.
Dal canto suo il proprietario dell’unità immobiliare è tenuto a fornire all’amministratore tutte le informazioni necessarie per mantenere aggiornato il registro di anagrafe condominiale, comprese quelle relative agli eventuali inquilini o altri soggetti che occupano l’immobile.
Tale obbligo è stato rafforzato dalla riforma del condominio introdotta dalla L. n. 220 del 2012. In caso di dati mancanti o incompleti, l’amministratore deve richiederne formalmente la comunicazione al proprietario. Qualora quest’ultimo non adempia, l’amministratore può sollecitare la trasmissione delle informazioni, ad esempio mediante PEC o raccomandata. Tuttavia, la legge non prevede specifiche sanzioni per l’omessa comunicazione dei dati.
In assenza di collaborazione da parte del proprietario, l’amministratore può informare l’assemblea della situazione e, nei casi più rilevanti, valutare il ricorso all’autorità giudiziaria per ottenere l’adempimento dell’obbligo. Resta, comunque, esclusa la possibilità di reperire autonomamente tali dati o di inserirli d’ufficio nell’anagrafe condominiale.
Un ulteriore profilo riguarda la possibilità di segnalare una presunta locazione irregolare all’Agenzia delle Entrate o alla Guardia di Finanza. In linea generale, l’amministratore non è gravato da alcun obbligo di denuncia e non può svolgere controlli generalizzati sui rapporti contrattuali privati dei condomini. La sua funzione non comprende attività investigative finalizzate a verificare la regolarità fiscale delle locazioni. Ciò non esclude, tuttavia, che in presenza di elementi concreti, documentati e oggettivamente rilevanti, possa valutare l’opportunità di effettuare una segnalazione agli organi competenti. In tali casi, la comunicazione deve essere formulata con particolare prudenza, limitandosi alla descrizione dei fatti conosciuti e senza attribuire responsabilità o formulare accuse che non siano supportate da adeguati riscontri. L’amministratore, pertanto, non deve affermare l’esistenza di un affitto in nero, ma semplicemente rappresentare una situazione potenzialmente anomala, rimettendo ogni accertamento e valutazione alle autorità competenti.
Diverso è il caso delle locazioni turistiche e per gli affitti di durata inferiore a 30 giorni. In questi casi, il continuo avvicendamento degli ospiti renderebbe estremamente complesso l’aggiornamento costante del registro condominiale. Per tale ragione, non si ritiene sussistente un obbligo di comunicazione all’amministratore dei nominativi dei singoli ospiti delle locazioni brevi. Gli adempimenti previsti dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza, che impongono la comunicazione degli alloggiati alla Questura entro 24 ore dall’arrivo, sono infatti considerati sufficienti per le esigenze di sicurezza pubblica.